DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Einführung DATEV

Grundlagen und Funktionen

Die DATEV Schnittstelle in CRM+ basiert auf der internetbasierten Plattform DATEV Unternehmen online.

Die Brainformatik GmbH war der erste CRM-Anbieter mit zertifizierter DATEVconnect online-Schnittstelle.

Schema DATEV Schnittstelle

Zur Nutzung der DATEV Schnittstelle in CRM+, wird das CRM+ Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ oder(!) „DATEV Buchungsdatenservice“ und ein Mandant bei der Plattform „DATEV Unternehmen online“ benötigt.

Die Add-ons „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ und „DATEV Buchungsdatenservice“ gehören nicht zum Standardumfang von CRM+, können jedoch separat erworben werden.

Für weitere Informationen hierzu besuchen Sie bitte unsere Webseite unter brainformatik.com oder kontaktieren uns per E-Mail/Telefon.

Bemerkung

Um sich bei „DATEV Unternehmen online“ anmelden bzw. sich einloggen zu können, wird der Browser „Google Chrome“ oder „Microsoft Edge“ empfohlen (siehe hierzu auch die Datev-Hilfeseiten Empfohlene Browser für DATEV Unternehmen online und Browser und DATEV-Programme). Die Schnittstelle in CRM+ selbst ist plattformübergreifend und nicht browserabhängig.

Des Weiteren wird ein geeignetes Loginverfahren (DATEV SmartLogin, DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity) von DATEV benötigt, um sich bei „DATEV Unternehmen online“ anmelden bzw. sich einloggen zu können.

Ein Export von Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stornos und Gutschriften aus CRM+ kann, unabhängig vom genutzten Betriebssystem, mit jedem von CRM+ unterstützen Browser durchgeführt werden!

Add-on DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 vs. DATEV Buchungsdatenservice

Grunsätzlich stehen zwei Add-ons zur Verfügung: „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ und „DATEV Buchungsdatenservice“.
Wieso gibt es zwei unterschiedliche Datev Add-ons und was ist der Unterschied?

Das Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ (früher nur „Datev“ benannt) ist bereits seit vielen Jahren in CRM+ implementiert und wird seither auch von zahlreichen Kunden genutzt. DATEV hatte deren API (Schnittstelle) zu einem späteren Zeitpunkt geändert/erweitert. Dies erlaubte die (zusätzliche) Implementierung des Add-ons „DATEV Buchungsdatenservice“. Da das Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ jedoch seit vielen Jahren von Kunden verwendet wird, ist es nach wie vor verfügbar.

Die wesentlichen Unterschiede der Add-ons sind:

  • „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“: überträgt Belege und erzeugt Buchungsvorschläge (sofern Sachkonten konfiguriert sind)

  • „DATEV Buchungsdatenservice“: überträgt vollständige Buchungssätze/-stapel und die Stammdaten der Kreditoren/Debitoren

Grafische Darstellung der unterschiedlichen Prozesse je Add-on:

Prozessgrafik Add-on DATEV Rechnungsdatenservice 1.0:

Prozessgrafik Add-on Datev

Prozessgrafik Add-on DATEV Buchungsdatenservice:

Prozessgrafik Add-on DATEV Buchungsdatenservice

Der Vorteil liegt hier klar beim Add-on „DATEV Buchungsdatenservice“: Wurden die Daten zu Beginn einmal sorgfältig in CRM+ eingepflegt, geht auch am Ende die Buchhaltung schneller. Buchungssätze werden vollständig zu DATEV übertragen. So fällt in der eigenen Buchhaltung, oder in der externen Steuerkanzlei, weniger Arbeit an und das Unternehmen profitiert von enormer Kostenersparnis.

Die Vorgehensweise des Exports innerhalb von CRM+ ist jedoch bei beiden Add-ons mehr oder weniger identisch: In der Listenansicht der Module Rechnungen, Eingangsrechnungen, Storno und Gutschriften können markierte Datensätze mittels Aktionen exportiert werden, welche sich jedoch je nach genutzem Add-on unterscheiden:

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

DATEV Buchungsdatenservice

Aktionen

  • DATEV Export

  • DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

  • DATEV Buchungsdatenservice

  • DATEV Buchungsdatenexport

Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ - Aktionen „DATEV Export“ und „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“:

Aktionen Listenansicht Add-on Datev

Add-on „DATEV Buchungsdatenservice“ - Aktionen „DATEV Buchungsdatenservice“ und „DATEV Buchungsdatenexport“:

Aktionen Listenansicht Add DATEV Buchungsdatenservice

Die Funktionalitäten des Add-ons „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ werden nachfolgend beschrieben, die des Add-ons „DATEV Buchungsdatenservice“ sind im Handbuch im Abschnitt „DATEV Buchungsdatenservice“ verfügbar.

Add-on DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Aktivierung

Bemerkung

Add-ons werden nach dem Erwerb i.d.R. von der Brainformatik GmbH aktiviert.

Grundsätzlich können Add-ons aber auch durch Kunden aktiviert werden.
Damit Sie selbst ein Add-on aktivieren können, benötigen Sie einen passenden Aktivierungscode. Nach dem Erwerb des Add-ons erhalten Sie einen Aktivierungscode, welcher zur Aktivierung in den Globalen Einstellungen im Punkt Add-on Manager benötigt wird.

Globale Einstellungen - Add-on Manager

Globale Einstellungen zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Add-on Manager

Wird in den globalen Einstellungen in der Übersicht der Add-ons im Add-on Manager das Icon „Zahnrad“ beim Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ angeklickt, öffnet sich das Popup „Datev konfigurieren“:

Add-on Manager - DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 konfigurieren

Für die allgemeinen Einstellungen stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Beraternummer

  • Mandantennummer

  • Beginn Wirtschaftsjahr (Format: MMTT, Beispiel: 0731 für den 31. Juli)

  • Sachkontennummernlänge (Auswahlliste mit numerischen Werten)

Für die speziellen Einstellungen von DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 stehen folgende Felder zur Verfügung:

  • Organisationsnamen bei 50 Zeichen kürzen (Checkbox)

  • KOST-Menge übertragen (Wertangabe zu einer bestimmten Bezugsgröße für eine Kostenstelle wie z.B. km, % usw. - Checkbox. Wird aus der „Menge“ der Produktposition(en) ermittelt.)

Sichtbarkeit der Listenansicht-Aktion

Für das Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ gibt es grundsätzlich zwei Aktionen („DATEV Export“ und „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“) in den Faktura-Modulen.
Da i.d.R. nur eine der Aktionen in den Listenansichten genutzt/benötigt wird, ist es sinnvoll die nicht benötigte Aktion mittels der Rechteeinstellungen auszublenden, bzw. für Benutzer, welche keinen Datev-Export durchführen sollen, die Aktionen komplett zu deaktivieren.
Detaillierte Informationen hierzu siehe Abschnitt Globale Einstellungen - Benutzerverwaltung.

Bemerkung

Bei Erwerb und Aktivierung des Add-ons ist die Aktion „DATEV Export“ standardmässig in allen Profilen ausgeblendet. Die Aktion „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ ist hingegen in allen Profilen aktiviert.

In Globale Einstellungen - Profile sind bei den Modulen Rechnungen, Eingangsrechnungen, Storno und Gutschriften im Bereich „Werkzeuge zur Anzeige“ die Punkte (Aktionen) „DATEV Export“ und „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ vorhanden. Sind diese mit einem Haken versehen, so haben alle Benutzer auf die das Profil angewendet wurde, das Recht einen DATEV-Export durchzuführen.

Unternehmensinformationen

Bevor Sie Ihren ersten Export starten, müssen Sie sicherstellen, dass in den Unternehmensinformationen (siehe Abschnitt Unternehmensinformationen im Handbuch) Ihre korrekte Firmenadresse hinterlegt ist.

Zu den Unternehmensinformationen zählen folgende Felder:

  • Name

  • Ort

  • PLZ

  • Straße*

  • Länderkürzel

  • Telefon*

  • Fax*

  • E-Mail Adresse*

* = optional

AGB - Allgemeine Geschäftsbedingungen

Die „AGB - Allgemeine Geschäftsbedingungen“, welche ebenfalls für den DATEV Export benötigt werden, müssen in Globale Einstellungen - Vorlagen - Unternehmensinformationen im Block „Geschäftsbedingungen“ eingetragen werden.

Bei der Erstellung einer Rechnung etc. werden diese dann autom. in das Feld „AGB“ des Datensatzes übernommen.

Benutzereinstellungen zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Jeder Benutzer, der das Add-on nutzen möchte, benötigt für den DATEV Login einen persönlichen Zugangsschlüssel.
Dieser Zugangsschlüssel kann in Meine Einstellungen - Tab Schnittstellen unter dem Einstellungspunkt „DATEV Login“ mittels des Aktionen-Links „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ erzeugt werden:

Meine Einstellungen - DATEV Login

Nach dem Anklicken des Aktionen-Links öffnet sich das Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“:

Meine Einstellungen - Popup Zugangsschlüsselverwaltung ohne Schlüssel

Bevor das Add-on das erste Mal genutzt wird, sind hier entsprechend noch keine Einträge ersichtlich.

Im oberen Bereich finden sich zwei Aktionen-Links:

Nach dem Anklicken des Aktionen-Links öffnet sich ein Flyout-Menü, in welchem entweder ein Kurzzeittoken (Gültigkeitsdauer 11 Stunden), oder Langzeittoken (Gültigkeitsdauer 2 Jahre) angefordert werden kann:

Zugangsschlüsselverwaltung Auswahl Token

Zur Unterstützung mehrerer Mandanten öffnet sich vor der Anforderung eines Langzeittokens eine Maske (Popup „Bestandsdaten“) zur Eingabe von Berater- und Mandantennummer.

Der Aktionen-Link „Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten“ öffnet in einem neuen Browser Tab die Seite „DATEV Login“:

DATEV Login - Auswahl der Anmeldung

Es stehen hier zwei Anmeldeverfahren zur Auswahl:

DATEV SmartCard / DATEV mIDentity

DATEV SmartCard / DATEV mIDentity ermöglicht den gesicherten Zugang zu den Anwendungen des DATEV-Rechenzentrums. Die DATEV SmartCard wird zum Beispiel in den Kartenleser DATEV mIDentity-Stick eingelegt. Die Nutzung ist mit dem DATEV Sicherheitspaket auf einem Windows-PC möglich.

Es wird hier der Browser „Edge“ von Microsoft oder „Google Chrome“ auf einem Windows-PC vorausgesetzt, um sich bei DATEV Unternehmen online anmelden zu können. Als „Smartcard“ fungiert hier ein von DATEV zur Verfügung gestellter USB Stick.

Detaillierte Informationen zur DATEV SmartCard siehe DATEV Onlinehilfe.

DATEV SmartLogin

DATEV SmartLogin ist ein Authentifizierungsverfahren für Online-Anwendungen mittels einer Smartphone-App (Smartphone oder Tablet mit einem Google Android oder Apple iOS-Betriebssystem) unter Verwendung eines QR-Codes.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass sich mittels der Smartphone-App jeweils immer nur eine Person authentifizieren kann.

Detaillierte Informationen zu DATEV SmartLogin siehe DATEV Onlinehilfe SmartLogin.

Nach der Auswahl der Anmeldungsart und dem Klicken auf den Button „Weiter“ müssen der Anwendung „CRM Datenservice“ noch die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden.

Nach der Anforderung eines Tokens - egal ob „Kurzzeittoken (11 Stunden)“ oder „Langzeittoken (2 Jahre)“ - wird nach einer Prüfung das Tokens im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ mit dem Status „aktiv“ angezeigt:

Meine Einstellungen - Popup Zugangsschlüsselverwaltung

Bemerkung

Der Screenshot stammt aus einem Testsystem der Brainformatik GmbH. Es sind Einträge zu Kurz- und Langzeittokens sowie zum Datenservice „Rechnungsdatenservice 1.0“ und „Buchungsdatenservice“ ersichtlich.
Diese Einträge dienen nur den nachfolgenden Erläuterungen. In der Praxis gibt es im Regelfall nur Einträge zu einem Datenservice (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder DATEV Buchungsdatenservice).

Wenn die Prüfung zur Anforderung eines Tokens nicht bestanden wird, wird eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Ursache angezeigt:

Zugangsschlüsselverwaltung Rechnungsdatenservice nicht aktiviert

Im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ werden alle - auch inaktive - Tokens im Bereich „Übersicht Zugangsschlüssel“ tabellarisch aufgelistet (max. 10 Einträge).

Die Übersichtstabelle zeigt folgende Spalten:

  • Tokentyp - Anzeige um welchen Tokentyp es sich handelt: Kurzzeittoken oder Langzeittoken

  • Person - Vor- und Nachname der Person, auf die das DATEV Zugangsmedium (SmartLogin oder SmartCard) registriert ist

  • Datenbestand - Anzeige für welchen Datenbestand das Token seine Gültigkeit hat. Angezeigt wird hier entweder die Berater- und Mandantennummer (bei einem Langzeittoken), oder der Aktionen-Link „Bestand auswählen“ (bei einem Kurzzeittoken). Wenn schon ein Bestand gewählt wurde, wird hier auch der Bestand inkl. Icons zum Bearbeiten und Löschen angezeigt.

  • Datenservice - Anzeige des verwendeten Datenservices (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder DATEV Buchungsdatenservice)

  • Ausgestellt am - Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Tokens

  • letzte Verlängerung am - Datum und Uhrzeit der Verlängerung des Tokens. Technisch haben die Tokens nur eine Laufzeit von 15 Minuten, und werden deshalb automatisch regelmäßig erneuert. Die Tokens können maximal bis zur allg. Gültigkeitsdauer verlängert werden (Kurzzeittoken 11 Stunden, Langzeittoken 2 Jahre).

  • Ablauf am - Datum und Uhrzeit wann das Token seine Gültigkeit verliert

  • Zugangsschlüssel wiederrufen - Datum und Uhrzeit wann das Token wiederrufen wurde, siehe Abschnitt Zugangsschlüssel wiederrufen

  • Status - Status des Tokens (aktiv oder inaktiv)

Bemerkung

Der Aktionen-Link „Bestand auswählen“ ist grundsätzlich nur bei einem Kurzzeittoken verfügbar!

Nach dem Anklicken des Aktionen-Links öffnet sich das Popup „Bestandsdaten“:

Zugangsschlüsselverwaltung Popup Bestandsdaten

Wurden in den Add-on Einstellungen im Add-on Manager Berater- und Mandantennummer bereits eingetragen, werden diese im Popup automatisch übernommen.

Sollten die Felder Berater- und Mandantennummer nicht vorausgefüllt sein, kann mittels des Buttons „Aus Liste wählen“ der Mandant gewählt werden. Es öffnet sich hier ein weiteres Popup „Bestandsdaten“:

Zugangsschlüsselverwaltung Popup Bestandsdaten Mandant

Durch Anklicken des Mandanten-Namens werden dann die Berater- und Mandantennummer in das erste Popup „Bestandsdaten“ eingetragen. Nach dem Anklicken des Buttons „Speichern“ im ersten Popup „Bestandsdaten“ werden diese übernommen und im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ anstatt des Aktionen-Links „Bestand auswählen“ in der Spalte „Datenbestand“ angezeigt.

Wurden bei der manuellen Eingabe die Berater- und Mandantennummer nicht korrekt eingetragen, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt:

Zugangsschlüsselverwaltung Popup kein Zugriff Bestand

In diesem Fall muss die Berater- und Mandantennummer geprüft und entsprechend korrigiert werden.

Zugangsschlüssel wiederrufen

Zugangsschlüsselverwaltung (Token) verlieren nach einer festgelegten Zeit ihre Gültigkeit. Die Gültigkeitsdauer ist abhängig von der Art des Tokens (Kurzzeittoken oder Langzeittoken).

  • Kurzzeittoken: 11 Stunden oder nach einem Logout des Benutzers

  • Langzeittoken 2 Jahre oder nach dem Anfordern eines Kurzzeittokens

Aus Sicherheitsgründen wurde die Möglichkeit implementiert, bei noch gültigen (aktiven) Zugangsschlüsseln (Token) diese auch manuell zu wiederrufen.
Im Popup „Zugangsschlüsselverwaltung (Token)“ befindet sich bei Zugangsschlüsseln (Token) in der Spalte „Status“ ein entsprechendes Aktionen-Icon:

Zugangsschlüsselverwaltung Schlüssel wiederrufen

Nach dem Anklicken des Aktionen-Icons wird der Zugangsschlüssel ungültig und in der Spalte „Status“ als „inaktiv“ angezeigt.

Generelle Infos zu Zugangsschlüsseln (Token)

Bitte beachten Sie die folgenden Informationen zu Zugangsschlüsseln (Token):

  • Token werden in der CRM+ Datenbank verschlüsselt gespeichert

  • inaktive Token werden aus der CRM+ Datenbank gelöscht

  • pro CRM+ Benutzer und Datenservice (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und DATEV Buchungsdatenservice) kann nur ein Token vorhanden sein

  • ist ein Langzeittoken vorhanden, wird beim Anfordern eines Kurzzeittokens das Langzeittoken gelöscht

Nach dem Anklicken von „Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten“ öffnet sich - falls Sie noch nicht angemeldet sind - ebenfalls wie beim Aktionen-Link „Neuen Zugangsschlüssel anfordern“ die Seite „DATEV Login“.

Bemerkung

Prinzipiell ist der Aktionen-Link „Verbundene Anwendungen bei DATEV verwalten“ nicht zwingend notwendig, wurde jedoch aufgrund von Vorgaben seitens Datev implementiert.

Moduleinstellungen zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Neben den Standard-Pflichtfeldern in CRM+ werden für den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 - abhängig vom jeweiligen Modul - noch weitere Felder benötigt.
Standard-Pflichtfelder sind jeweils mit einem roten Stern in der Bearbeitungsansicht eines Datensatzes gekennzeichnet und sind zwingend erforderlich, um einen Datensatz speichern zu können.
Es gibt hierbei sowohl Pflichtfelder, welche systembedingt als solche definiert sind, als auch Felder, die ggf. durch eine entsprechende Kennzeichnung im Modulmanager als Pflichtfelder definiert wurden.

Modulspezifische Pflichtfelder

Felder welche für den DATEV-Export benötigt werden, bzw. Felder welche zu DATEV übertragen werden, sind modulabhängig und können der folgenden Tabelle entnommen werden:

Rechnungen

Eingangsrechnungen

Gutschriften

Stornos

Rechnungsdatum

Eingangsdatum

Gutschriftdatum

Rechnungsdatum

Rechnungsnr.

Eingangsrechnungsnr.

Gutschriftnr.

Stornonr.

Rechnungsadresse: Straße*

Lieferant (Straße, Hausnummer, PLZ und Ort)*

Rechnungsadresse: Straße*

Rechnungsadresse: Straße*

Rechnungsadresse: Ort

Rechnungsadresse: Ort

Rechnungsadresse: Ort

Rechnungsadresse: PLZ

Rechnungsadresse: PLZ

Rechnungsadresse: PLZ

Rechnungsadresse: Länderkürzel*

Rechnungsadresse: Länderkürzel*

Rechnungsadresse: Länderkürzel*

Telefon*

Telefon*

Telefon*

Fax*

Fax*

Fax*

E-Mail Adresse*

E-Mail Adresse*

E-Mail Adresse*

AGB

AGB

AGB

AGB

Kostenstelle*

Kostenstelle*

Kostenstelle*

Kostenstelle*

Sachkonto*

Sachkonto*

original Buchungsbeleg

original Buchungsbeleg

original Buchungsbeleg

original Buchungsbeleg

Organisation oder Kontakt

Organisation oder Kontakt

Organisation oder Kontakt

Währung

Währung

Währung

Währung

Nettobetrag

Nettobetrag (wird vom System aus Betrag und Steuer berechnet)

Nettobetrag

Nettobetrag

Steuerbetrag

Steuerbetrag

Steuerbetrag

Steuerbetrag

Bruttobetrag

Bruttobetrag

Bruttobetrag

Bruttobetrag

Produktposition(en): Name

Produktposition(en): Name

Produktposition(en): Name

Produktposition(en): Steuer-Prozent

Produktposition(en): Steuer-Prozent

Produktposition(en): Steuer-Prozent

Produktposition(en): Positions-Netto

Produktposition(en): Positions-Netto

Produktposition(en): Positions-Netto

Produktposition(en): Positions-Steuer

Produktposition(en): Positions-Steuer

Produktposition(en): Positions-Steuer

Produktposition(en): Positions-Brutto

Produktposition(en): Positions-Brutto

Produktposition(en): Positions-Brutto

* = optional

Bemerkung

In den Modulen Organisationen und Lieferanten kann in den Feldern „Debitor-Nummer“ (Modul Organisationen) und Kreditor-Nummer (Modul Lieferanten) eine entsprechende Nummer hinterlegt werden. Die Felder sind keine Pflichtfelder, die Angabe der Nummern ist optional.
Ist nun z.B. eine Rechnung zu einer Organisation referenziert und ist bei dieser Organisation das Feld „Debitor-Nummer“ gefüllt, dann wird diese Nummer ebenfalls an DATEV übertragen. Hierbei ist zu beachten, dass die hinterlegten Nummern in CRM+ dem DATEV Nummernkreis entsprechen müssen, da ansonsten eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt wird.
Die jeweiligen Nummern müssen sich innerhalb eines bestimmten Nummernkreises befinden:
Debitor-Nummer (Organisation): 10000 - 69999
Kreditoren-Nummer (Lieferanten): 70000 - 99999

Bemerkung

Im Modul Eingangsrechnungen ist das Feld „Zahlungsart“ (Auswahlliste) verfügbar.
Im Modul Lieferanten gibt es den zusätzlichen Block „Kreditornummer nach Zahlungsart“, in welchem die Felder „Zahlungsart“ (Auswahlliste) und „Kreditor-Nummer“ (Zahlfeld) vorhanden sind. Es können - abhängig von der Zahlungsart - verschiedene Kreditorennummern hinterlegt werden.

Nutzung

In der Listenansicht der Module Rechnungen, Eingangsrechnungen, Storno und Gutschriften können markierte Datensätze mittels Aktionen exportiert werden.

Bemerkung

Um Daten über den Rechnungsdatenservice übertragen zu können, muss ein aktiver Zugangsschlüssel (Kurz- oder Langzeittoken) vorhanden sein.
Sollte vor einem Export kein Zugangsschlüssel vorhanden sein, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

DATEV Export - Hinweis kein Zugangsschlüssel vorhanden

Wird der Button „Bestätigen“ angeklickt, öffnet sich in einem neuen Browser Tab die Seite „DATEV Login“. Nach dem Login schließt sich der Browser Tab des DATEV Logins und es wird wieder die Listenansicht des Moduls angezeigt.

Aktionen in Listenansicht

Für das Add-on „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ gibt es grundsätzlich zwei Aktionen („DATEV Export“ und „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“) in den Faktura-Modulen.

Aktionen Listenansicht Add-on Datev

Aktion „DATEV Export“

„DATEV Export“ ist die einfachste Form der Datenübertragung zu DATEV. Der Export erzeugt eine Zip-Datei (komprimierte Datei), welche separat an DATEV übertragen werden muss.

Die Übertragung der Belege muss separat mittels des Programms “DATEV Belegtransfer” durchgeführt werden. Weitere Informationen zum Programm „DATEV Belegtransfer“ erhalten Sie direkt bei DATEV oder Ihrem Steuerberater.

Warnung

Das Programm „DATEV Belegtransfer“ kann nur auf einem Windows PC installiert werden.

Aktion „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“

Mittels der Aktion „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ können - zusätzlich zu den Funktionalitäten der Aktion „DATEV Export“ - auch Sachkonten und Kostenstellen zu DATEV übertragen werden.

Ein beispielhaft durchgeführter Export im Modul Rechnungen stellt sich wie nachfolgend beschrieben dar.

Nach der Auswahl der Datensätze (Checkbox) in der Listenansicht und einem Klick auf die Listenansicht-Aktion „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ wird ein Pop-up angezeigt, um die Übertragung der Daten an DATEV zu starten.

Hinweis Daten an DATEVconnect online übertragen

Nach dem Anklicken des Buttons „jetzt übertragen“ wird die Anfrage von DATEV bearbeitet:

Hinweis warten bis DATEV Ihre Anfrage bearbeitet

Hinweis Anfrage wird von DATEVconnect online verarbeitet

Im Popup wird ein Link angezeigt, unter welchem Sie den Status des DATEV-Rechenzentrums finden.

Bemerkung

Abhängig von der Auslastung der DATEV Server und Menge der Datensätze, kann dieser Schritt einige Minuten bis mehrere Stunden (seltener Extremfall) in Anspruch nehmen.

Wenn alle Daten erfolgreich an DATEVconnect online gesendet wurden, erscheint eine entsprechende Meldung:

Hinweis Daten erfolgreich an DATEVconnect online gesendet

Buchungsbelege

In den Faktura Modulen Rechnungen, Eingangsrechnungen, Storno und Gutschriften sind Felder zu Buchungsbelegen verfügbar.

Feld „original Buchungsbeleg“

Das Feld „original Buchungsbeleg“ bietet die Möglichkeit, ein Dokument mit dem entsprechenden Datensatz zu verknüpfen. Es wird dafür benötigt, den Beleg zu vermerken, welcher an den Kunden gesendet wurde.

Bemerkung

Der Buchungsbeleg muss zwingend dem Dokument entsprechen, das an den Rechnungsempfänger gesendet wurde. In diesem Dokument muss eine PDF oder Bilddatei hinterlegt sein. Sie haben die Möglichkeit, den Kundenbeleg durch normales Bearbeiten des Datensatzes zu setzen. In diesem Fall stehen alle referenzierten Dokumenten-Datensätze zur Auswahl. Der Buchungsbeleg kann auch durch einen PDF Export, oder einen E-Mail Workflow Task mit PDF Anhang, gesetzt werden.

Feld „letzter Buchungsbeleg“

Das Feld „letzter Buchungsbeleg“ ist ein Referenzfeld zum jeweils zuletzt erstellten Buchungsbeleg. Dieser letzte Buchungsbeleg kann z.B. eine Rechnung inkl. Mahngebühren sein.

Bemerkung

Sowohl der original Buchungsbeleg, als auch der letzte Buchungsbeleg wird an “DATEV Unternehmen online” übertragen und als Buchungsbeleg verwendet.

Bemerkung

Wenn das Add-on DATEV aktiviert ist, dann ist beim PDF Export die Option „Als Buchungsbeleg verwenden“ standardmäßig aktiv!

Bemerkung

Beim Rechnungsdatenservice 1.0 werden keine Mahngebühren übertragen. Mahngebühren werden nur beim DATEV Buchungsdatenservice übertragen, wenn dies in den Add-on Einstellungen aktiviert wurde!

Fehlermeldungen

Sollte bei der Übertragung der Daten ein Fehler auftreten, wird in CRM+ in einem Hinweisfenster auf den Grund des Fehlers hingewiesen. Nachfolgend eine Auflistung von möglichen Fehlerursachen.

Fehler: Ein Export konnte aufgrund fehlender oder falscher Feldwerte nicht durchgeführt werden:

DATEV Export - Hinweis fehlende Feldwerte

Lösung: Je nach angezeigtem Fehler, müssen Korrekturen durchgeführt werden:

  • die fehlenden Feldwerte müssen entsprechend ergänzt werden

  • der Dateityp „zip“ muss entfernt werden
    Der Buchungsbeleg muss in einem unterstützten Format voliegen, der Standard ist das PDF Format.
  • die Dateigröße auf weniger als 20MB reduzieren

Fehler: Das Wirtschaftsjahr JJJJ ist in DATEV Unternehmen online nicht angelegt:

DATEV Export - Hinweis Wirtschaftsjahr

Lösung: Das Wirtschaftsjahr JJJJ in DATEV Unternehmen anlegen.

Fehler: Die in den Addon-Einstellungen hinterlegte Kontenlänge (Zahl x) stimmt nicht mit der Kontenlänge in DATEV (Zahl y) überein!

DATEV Export - Hinweis Kontenlänge

Lösung: In den Addon-Einstellungen die Kontenlänge korrigieren.

Fehler: Beim Export von Datensätzen trat ein Übertragungsfehler auf:

Fehlermeldung Übertragungsfehler

Lösung: Zur genauen Fehleranalyse können Sie bei DATEV Unternehmen online unter “Belege > Protokolle > Import” (siehe nachfolgende Beschreibung) die Fehlerart feststellen.

Nach dem Einloggen bei DATEV Unternehmen online rufen Sie den Punkt “Startseite Belege” auf:

DATEV Unternehmen online: Startseite Belege

Im nächsten Schritt werden die Import Protokolle aufgerufen:

DATEV Unternehmen online: Protokolle Import

Um das benötige Protokoll aufzurufen, muss bei den Belegen zuerst der entsprechende Zeitraum ausgewählt werden:

DATEV Unternehmen online: Anzeige Importübersicht

Alle Protokolle des gewählten Zeitraums werden nun angezeigt:

DATEV Unternehmen online: Import Protokoll

Nach der Auswahl eines Protokolls, wird dieses in einem neuen Fenster detailliert dargestellt. Es treten hier zumeist zwei Fehlerarten auf:

  1. Fehlermeldung “Rechnung passt nicht zu Rechnungsschema”:

Fehlermeldung “Rechnung passt nicht zu Rechnungsschema”

Ursache: Die von CRM+ erzeugten XML-Dateien sind fehlerhaft.
Lösung: Kontaktieren Sie bitte den CRM+ Support.
  1. Fehlermeldung “Der Ordnungsbegriff ist nicht angelegt”:

Fehlermeldung “Der Ordnungsbegriff ist nicht angelegt”

Ursache: Es wurde z.B. eine Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum in DATEV importiert, zu dem in DATEV noch kein Wirtschaftsjahr angelegt wurde.
Lösung: Anlegen des entsprechenden Wirtschaftsjahres in DATEV Unternehmen online.

Sollte ein anderes Problem auftreten, kontaktieren Sie bitte den CRM+ Support.

Limitierungen

Es können nur Datensätze an DATEV exportiert werden, die bisher noch nicht gebucht wurden (Checkbox “Gebucht” in der Detailansicht des Datensatzes) und vorher noch nicht exportiert wurden.
Auch Rechnungen, die einen Rechnungsbetrag von 0, eine Anpassung oder Versandkosten beinhalten, werden auf Grund der Richtlinien von DATEV vom Export ausgeschlossen.

Bemerkung

Ein Export von Datensätzen, die einen prozentualen Gesamtrabatt (kein absoluter Gesamtrabatt) enthalten, ist seit der CRM+ Version 2023.12 (KW 8 in 2024) möglich. Frühere Einschränkungen wurden aufgehoben.