4.6. Dokumente

Bemerkung

In diesem Abschnitt werden nur spezielle Felder bzw. Funktionalitäten des Moduls beschrieben, da alle allgemeinen CRM+ Funktionalitäten an anderer Stelle im Handbuch beschrieben sind.

Das Modul Dokumente dient zur Verwaltung und Speicherung von Dateien in CRM+ .

Welche Dateitypen hochgeladen werden können, entnehmen Sie bitte der Übersicht Welche Dateitypen können in CRM+ hochgeladen werden? im FAQ-Bereich.

4.6.1. Spezielle Felder/Aktionen

Feld “Verzeichnisname”:

Anzeige, in welchem Verzeichnis das Dokument gespeichert wurde.

Siehe hierzu auch Abschnitt Verzeichnisse verwalten im Handbuch.

Feld “Sichtbar in Kundenportal?”:

Ist das Feld “Sichtbar in Kundenportal?” (CKEditor) angehakt, ist das Dokument im Kundenportal verfügbar.

Feld “aktiv”:

Ist das Feld “aktiv” (CKEditor) nicht angehakt, kann das Dokument nicht mehr heruntergeladen werden (Link zum Download ist inaktiv).

Feld “Interne Datei”:

In der Bearbeitungsansicht eines Datensatzes im Modul Dokumente, wird der Button “Datei hinzufügen” angezeigt. Nach dem Anklicken des Buttons, öffnet sich ein Suchfenster Ihres verwendeten Betriebssystems, in welchem Sie eine lokale Datei auswählen können.

Nach der Auswahl wird - abhängig vom hochzuladenden Dateityp - auch eine Vorschau inkl. Anzeige von Dateinamen und -größe angezeigt.

Wird der Mauszeiger über den Vorschaubereich der Datei bewegt, wird das Icon “Papierkorb” angezeigt, mittels welchem die Auswahl direkt wieder entfernt werden kann.

Wird Datensatz des Moduls Dokumente nun gespeichert, wird die ausgewählte Datei autom. in CRM+ in das ausgewählte Verzeichnis hochgeladen.

Die Datei wird dann auf dem Server, auf welchem CRM+ installiert ist, im sog. “Storage-Ordner” gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass die Größe des Storage-Ordners begrenzt ist und von Ihrer gebuchten Cloud-Variante abhängt. Es kann jedoch jederzeit zusätzlicher Speicherplatz hinzugebucht werden. Ausnahme bilden hier natürlich InHouse Installationen.

Den aktuellen Stand zu Ihrem gebuchten bzw. noch verfügbaren Speicher, finden Sie unter CRM Informationen.

Feld “externe Datei”:

Feld für die Eingabe einer URL zu einer externen Datei (z.B. Netzlaufwerk oder FTP Server). Die eingetragene URL wird nach dem Speichern als klickbarer Link dargestellt.

Feld “Größe”:

Anzeige der Dateigröße

Feld “Dateityp”:

Anzeige des Dateityps, z.B. “application/pdf” oder “image/png”

Feld “Download Anzahl”:

Anzeige der Anzahl der Downloads.

Welcher Benutzer wann die Datei heruntergeladen hat, wird auch in der Änderungsverfolgung gespeichert.

Feld “Dateiendung”:

Anzeige der Dateiendung, z.B. “pdf” oder “png”

4.6.2. Spezielle Funktionalitäten

Listenansicht - Vorschaufunktion: In der Spalte “Interne Datei” in der Listenansicht befindet sich neben dem angezeigten Dateinamen das Icon “Lupe”.

Durch Anklicken dieses Icons wird in einem Popupfenster eine Dateivorschau angezeigt.

4.6.2.1. Modulspezifische Aktionen in der Listenansicht

Zu Wiki Beitrag migrieren

Alle mittels Checkbox markierten Datensätze können mittels der Aktionen “Zu Wiki Beitrag migrieren” zu einem Datensatz im Modul Social Wiki umgewandelt werden.

Nach dem Anklicken der Aktion wird ein Hinweispopup mit dem Text “Wenn Sie fortfahren, wird das Dokument unwiderruflich in einen Wiki Beitrag umgewandelt. Wollen Sie fortfahren?” angezeigt. Wird der Dialog bestätigt, werden die ausgewählten Datensätze im Modul Dokumente gelöscht und jeweils ein neuer Datensatz wird im Modul Social Wiki erstellt, wobei das Dokument selbst im neuen Datensatz als Dateianhang hinzugefügt wird.

Bemerkung

Die Berechtigung dieser Aktion wird über die Profile des Moduls Social Wiki (Einstellungspunkt „Werkzeuge zur Anzeige“) konfiguriert.

verschiebe Dokument(e)

Alle mittels Checkbox markierten Datensätze können mittels der Aktion “verschiebe Dokument(e)” in ein anderes Verzeichnis verschoben werden.

Siehe hierzu auch nachfolgenden Abschnitt Verzeichnisse verwalten.

Verzeichnisse verwalten

Mittels der Aktion “Verzeichnisse verwalten” können neue Verzeichnisse angelegt, bestehende Verzeichnisse umbenannt oder gelöscht werden.

• Verzeichnis anlegen: Button „Verzeichnis hinzufügen“

• Verzeichnis umbenennen: Spalte Aktionen - Icon „Stift“

• Verzeichnis löschen: Spalte Aktionen - Icon „Papierkorb“

  Vor dem eigentlichen Löschvorgang muss zum Verschieben von bestehenden Dateien und zukünftigen PDF Exporten ein neues Verzeichnis gewählt werden.

Warnung

Die Verzeichnisse „Default“ und „PDF Plus“ sind systemeigene Verzeichnisse und können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

4.6.2.2. Modulspezifische Aktionen in der Detailansicht

prüfe Dateiintegrität:

Es wird geprüft, ob die Datei auf dem Server verfügbar ist. Im Erfolgsfall wird der Hinweis “Datei des Dokuments verfügbar” links unten in CRM+ eingeblendet.

E-Mail Datei als Anhang:

Nach dem Anklicken der Aktion, öffnet sich die Erstellansicht einer neuen E-Mail und das Dokument ist bereits der E-Mail als Anhang hinzugefügt.