2.1. Admin

Nachdem Ihr CRM+ System durch die Brainformatik GmbH erstellt wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zu Ihrem CRM+ System sowie dem Passwort des Benutzers “admin”.

Nach dem ersten Login empfiehlt es sich, in CRM+ diverse Grundeinstellungen mit dem Benutzer “admin” vorzunehmen. Diese Grundeinstellungen sollten jedoch spätestens vor dem Beginn des produktiven Einsatzes von CRM+ vorgenommen werden.

2.1.1. Benutzer “admin” - “Meine Einstellungen”

In “Meine Einstellungen” kann jeder Benutzer individuelle Einstellungen für seinen Benutzeraccount vornehmen. Der Bereich “Meine Einstellungen” ist für jeden Benutzer - auch für den Benutzer “admin” - über die Flyout Navigation oben rechts in CRM+ erreichbar.

Die einzelnen Einstellungspunkte von “Meine Einstellungen” werden detailliert im Abschnitt Einstellungspunkte erklärt.

2.1.2. E-Mail Postfach einrichten

Jeder Benutzer, auch der Benutzer “admin”, der über CRM+ eine E-Mail versenden möchte, muss zuvor mindestens ein E-Mail Postfach im Modul “E-Mail Postfächer” einrichten.

Detaillierte Informationen zu diesem Modul, sowie die Einrichtung eines E-Mail Postfaches, entnehmen Sie bitte dem Punkt E-Mail Postfächer.

Bemerkung

Da Workflows, welche eine E-Mail versenden, ein in CRM+ angelegtes E-Mail Postfach benötigen, bietet es sich an, dieses Postfach beim Benutzer „admin“ einzurichten. Es ist möglich, hier das gleiche E-Mail Postfach zu verwenden, welches auch als Mailserver verwendet wird.

2.1.3. Mailserver einrichten

Über den globalen Postausgangsserver (auch SMTP-Server genannt) werden verschiedene Systembenachrichtigungen verschickt. Dazu zählen u.a. Benachrichtigungen, Erinnerungen und Einladungen zu Terminen, Benachrichtigungen abonnierter Datensätze oder Statusnachrichten zu Tickets.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung des Mailservers entnehmen Sie bitte dem Punkt Mailserver.

2.1.4. Rechtemanagement

CRM+ verfügt über ein sehr umfangreiches Rechtemanagementsystem. Mittels der Rechteeinstellungen kann u.a. festgelegt werden:

  • welcher Benutzer welche Module sehen/bearbeiten darf

  • welcher Benutzer welche Felder innerhalb eines Moduls sehen/bearbeiten darf

  • welcher Benutzer welche Aktionen ausführen darf

  • welcher Benutzer welche Datensätze sehen/bearbeiten/löschen darf

Die Rechteeinstellungen werden mittels der Globale Rechtevergabe sowie Rollen, Profile und Gruppen vorgenommen.

Kurzübersicht von Rollen, Profile und Gruppen:

  • Rollen: Regeln den Zugriff auf die Datensätze, auf meine Datensätze und auf die unterstellten Rollen. Jede Rolle hat mind. ein Profil.

  • Profile: Regeln den Zugriff auf Module und deren Felder.

  • Rolle + Profil: Es gilt die Summe des positiven Rechtes.

  • Gruppen: Dienen dazu, um Datensätze zu teilen. Empfehlung: Gruppen nur aus Benutzern oder Rollen u. Unterstellten erstellen.

  • Benutzerdefinierte Zugangsregeln: Können genutzt werden, um einen Teil der Berechtigungen/Rechte auszuhebeln.

Grundsätzlich gilt:

  • Profile sind für Module

  • Rollen sind für die Hierarchie

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Themen entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Punkten:

2.1.5. Benutzer anlegen

Nach der Erstellung eines neuen CRM+ Systems, sind standardmäßig zwei Benutzer vorhanden:

  • Benutzer „admin“ - Ihr CRM Benutzer, mit welchem Sie die administrativen Einstellungen in CRM+ vornehmen können. Die Logindaten (Benutzername, Passwort und URL) zu Ihrem CRM System erhalten Sie autom. nach der Erstellung Ihres CRM+ Systems.

  • Benutzer „serviceuser“ - Serviceuser der Brainformatik GmbH, welcher für den techn. Support genutzt wird.

Bemerkung

Die Benutzer „admin“ und „serviceuser“ können nicht gelöscht werden und zählen auch nicht zum gebuchten Benutzerkontingent.

Detaillierte Informationen zur Erstellung neuer Benutzer entnehmen Sie bitte dem Punkt Benutzerverwaltung.

2.1.6. Modulmanager/Layout-Editor

Im Modulmanager finden Sie alle verfügbaren CRM+ Module. Im Modulmanager können Sie Module aktivieren, deaktivieren oder auch bearbeiten.

Detaillierte Informationen zum Modulmanager entnehmen Sie bitte dem Punkt Modulmanager.

Modulabhängig stehen hier auch die Funktionalitäten Layout Editor, Feldberechnungen, Kurzinfo Management, Workflow Liste und Auswahllisten Editor zu Verfügung.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionalitäten entnehmen Sie bitte den entsprechenden Punkten im Handbuch:

2.1.7. Globale E-Mail Vorlagen

Globale E-Mail Vorlagen werden für Massenmails, Kampagnen und E-Mails mit Standardtext genutzt.

Detaillierte Informationen, zur Erstellung und Bearbeitung von globalen E-Mail Vorlagen, entnehmen Sie bitte dem Punkt Globale E-Mail Vorlagen.

2.1.8. Unternehmensinformationen

Die sog. “Unternehmensinformationen” - z.B. Organisationsname, Anschrift, Telefonnr., E-Mail Adresse usw. - können mittels Platzhalter im Modul PDF Plus in die Vorlagen eingebunden werden. Bei der Erzeugung von PDF Dateien - z.B. Angebote, Rechnungen etc. - werden die hier gespeicherten Informationen genutzt.

Detaillierte Informationen zu den Unternehmensinformationen entnehmen Sie bitte dem Punkt Unternehmensinformationen.

2.1.9. Geschäftsbedingungen

Bearbeiten Sie den Text der Geschäftsbedingungen, welcher in den produktbezogenen Modulen angezeigt wird.

In allen produktbezogenen Modulen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Einkaufsbestellungen, Gutschriften, Rechnungen und Storno) - also alle Module, welche über einen sog. Produktblock verfügen - werden die Geschäftsbedingungen angezeigt, um diese auch entsprechend in den PDF Vorlagen nutzen zu können.

Detaillierte Informationen zum Thema “Allgemeine Geschäftsbedingungen” entnehmen Sie bitte dem Punkt Geschäftsbedingungen.

2.1.10. Cronjobs

Ein Cronjob ist eine Aufgabe, welche CRM+ im Hintergrund automatisiert ausführt. Mit geplanten Cronjobs können Sie gezielt Aktionen (z.b. autom. E-Mail Versand, Feldberechnungen/-aktualisierungen usw.) zeitgesteuert ausführen lassen.

Detaillierte Informationen zu Cronjobs entnehmen Sie bitte dem Punkt Cronjobs.

2.1.11. Steuer Einstellungen

Verwalten Sie in diesem Konfigurationspunkt Ihre Einstellungen für die Steuern, welche für Produkte und Dienstleistungen verwendet werden.

Detaillierte Informationen zu den Steuer Einstellungen entnehmen Sie bitte dem Punkt Steuer Einstellungen.

2.1.12. Anpassen der Nummerierung

In diesem Einstellungsmenü bestimmen Sie die Nummerierung der Datensätze in Ihrem CRM+ System.

Detaillierte Informationen zur Anpassung der Nummerierung entnehmen Sie bitte dem Punkt Anpassen der Nummerierung.

2.1.13. Exchange Connector

Der Exchange Connector dient dazu, Daten zwischen CRM+ und dem eigenen Exchange-Konto abzugleichen.

Detaillierte Informationen zum Exchange Connector entnehmen Sie bitte dem Punkt Exchange Connector.

2.1.14. PBX Manager

CRM+ bietet die Möglichkeit, Telefonanlagen (basierend auf Sipgate oder Starface) direkt an CRM+ anzubinden.

Detaillierte Informationen zum PBX Manager entnehmen Sie bitte dem Punkt Telefonanbindung (PBX).